Libro de cuentas
Lo que entra y sale de la caja y del banco, con su justificante.
Cargando…
Empieza diciendo con qué dinero trabajáis
Crea la caja (el efectivo) y cada cuenta del banco, con lo que tenían el día en que empezáis a apuntar aquí.
Quien tenga permiso para configurar el libro tiene que crearlas primero.
| Nº | Fecha | Concepto | Partida | Caja o cuenta | Entrada | Salida | Justificantes |
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Cuadre del día de la tarjeta
Cada mañana la plataforma prepara lo cobrado el día anterior con tarjeta y Bizum: quién pagó y qué, cuánto tiene que ingresar el banco y si ha llegado. Revísalo y apruébalo: el ingreso pasa al libro repartido por partidas.
El cuadre del día está apagado: no se prepara ni se manda solo. Se enciende en Configuración → Libro de cuentas.
Para comprobar el ingreso hace falta una cuenta del banco en el libro, con su extracto. Añadir la cuenta del banco
Preparado por la plataforma
Lo que todavía no tenía partida irá a la que pone la plataforma (después la puedes cambiar):
Otras opciones
Día a día, partidas y apuntar a mano
Lo que se ha cobrado o pagado en efectivo en el mostrador, la puerta, las cuotas o el montepío ya lo sabe la plataforma: aquí sale día a día para apuntarlo en la caja sin escribirlo. Lo pagado con tarjeta, Bizum o transferencia no sale aquí: llega por el extracto del banco.
A qué partida va cada cosa
Se elige una vez y se recuerda.
Este mes está cerrado: para apuntar algo de él hay que reabrirlo en Tesorería → «Cierre del mes».
| Fecha | De dónde viene | Partida | Operaciones | Entrada | Salida |
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Nada pendiente: todo lo cobrado y pagado en efectivo de este mes ya está en el libro.
Gastos de los puestos
Lo que ha comprado la gente del puesto «Gastos», con la foto del ticket y todo rellenado. Revisa la partida, márcalos y acéptalos: lo pagado con el dinero en mano entra ya en el libro con la foto de justificante; lo de su bolsillo queda por devolver y lo de la tarjeta espera al banco.
Nada por mirar.
| Ticket | Quién | Fecha | Dónde | Partida | Cómo lo pagó | Importe | Más |
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Esperan al banco
Lo pagado con la tarjeta o lo que estaba por pagar, ya aceptado. Cuando llegue su movimiento del banco, júntalo: la foto pasa a ser su justificante. Si se paga de la caja, «Pagar».
Lo que hay que devolver y el dinero en mano
Lo que la gente pagó de su bolsillo (aceptado) y el dinero que tiene cada uno para compras. Al devolver o dar dinero, el libro se apunta solo.
No se le debe nada a nadie y nadie tiene dinero en mano.
| Quién | Le debemos | Tiene en mano | Más |
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Primero, la cuenta del banco
Crea la cuenta del banco con su IBAN: así nunca se importa un extracto en la cuenta que no es.
Movimientos del banco
Pon a cada movimiento su partida (o crea una regla para que se ponga sola). Cada cifra de arriba filtra la lista.
| Fecha | Concepto | Importe | Partida | Acciones |
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Lo que se apunta en el libro
Al libro no va cada movimiento del banco, sino el total de cada partida del mes (lo que pide la asesoría). Cada total lleva en su explicación la lista de sus movimientos y el extracto como justificante.
| Partida | Movimientos | Entrada | Salida |
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No hay nada con partida pendiente de apuntar en este mes.
Extractos importados
Todavía no se ha importado ningún extracto de esta cuenta.
Presupuesto del año
Lo que esperáis ingresar y gastar en cada partida y, al lado, lo que lleváis de verdad según el libro. La barra se pone ámbar cerca del límite y roja si una partida se pasa.
Cargando…
Empieza con lo del año anterior y cambia solo lo que haga falta, o escríbelo ahora: sale una tabla con todas vuestras partidas y solo pones cuánto esperáis.
Todavía no tenéis partidas. Pulsa y la plataforma pone las de siempre de una asociación (cuotas, subvenciones, lotería, música, alquiler, seguros…), cada una con su cuenta. Luego las cambias o quitas en Configuración.
Asientos (el libro Diario)
La contabilidad de partida doble: cada movimiento sale de una cuenta (haber) y entra en otra (debe), y los dos lados suman lo mismo. Lo que apuntáis en el libro de caja y bancos pasa aquí solo; lo demás (amortizaciones, deudas, correcciones) se escribe con «Nuevo asiento».
Comprobar los asientos
Recalcula la huella de cada asiento, mira que no falte ningún número y que los justificantes son los mismos. Si alguien tocara algo por fuera, se vería.
Cierre del año
Al acabar el año, en cuatro pasos: todo lo del libro en los asientos, amortizar los bienes, regularizar (gastos e ingresos contra el resultado) y cerrar. La plataforma lo prepara; tú solo confirmas.
El activo y el patrimonio neto y pasivo no suman lo mismo: avisa a la plataforma.
| Epígrafe |
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Bienes que se amortizan
Lo que compra la asociación y dura años (mobiliario, ordenadores, la carroza, instrumentos…). Cada año pierde una parte de su valor: la amortización.
Aún no hay bienes.
Cuentas anuales
El balance, la cuenta de resultados y la memoria del año en un PDF, para aprobarlas en la asamblea y presentarlas en el Registro de Asociaciones.
Lo que se manda a la asesoría
Elige el periodo y descárgalo todo de una vez: el libro, los totales por partida, los asientos para su programa y todos los justificantes.
Un solo archivo con el libro y los totales en Excel y PDF, los asientos para su programa (Excel, CSV y, si usa ContaPlus, su fichero), los justificantes y una hoja «LEEME» que explica qué es cada cosa.
O cada informe por separado
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Libro de caja y bancos
Cada apunte, por orden, con su partida, su explicación y su justificante.
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Totales por partida
Cuánto ha entrado y salido de cada cosa (cuotas, material, comidas…) en cada caja y cuenta. Los traspasos no cuentan.
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Asientos contables
Cada apunte como asiento (debe y haber) con sus subcuentas ya al largo de la asesoría y su contrapartida. En Excel o CSV lo importan casi todos los programas; en ContaPlus, el fichero de texto de Sage ContaPlus.
Libro del año (para firmar y archivar)
Todo el año en un PDF con sus hojas numeradas, una hoja para la diligencia del Registro de Asociaciones si os la piden, los saldos, la comprobación del libro y el sitio para las firmas.
Comprobar el libro
Repasa todo el libro: que no falta ningún número, que nadie ha cambiado nada por fuera y que los justificantes son los mismos que se subieron.
Plan de cuentas
Las cuentas del plan de las entidades sin fines lucrativos. Puedes cambiarles el nombre, desactivar las que no uséis (no se borran) y añadir subcuentas (por ejemplo, 572.1 para cada banco o 6230 para la música).
Ninguna cuenta con esa búsqueda.
Para el programa de la asesoría
Caja y cuentas del banco
Con qué dinero trabajáis: la caja (el efectivo) y cada cuenta del banco.
Partidas
De qué es cada movimiento: cuotas, entradas, material, comidas, alquileres… Así la asesoría recibe los totales de cada cosa.
Todavía no hay partidas.
Proveedores y clientes
A quién se paga o quién paga. Si es una empresa o un profesional, la plataforma no deja pagarle en efectivo por encima del límite legal.
Todavía no hay ninguno. También se añaden al apuntar, escribiendo su nombre.
Reglas del banco
Para que los movimientos se clasifiquen solos: «si el concepto contiene IBERDROLA, es Luz y agua». Se aplican al importar y a lo que esté sin partida.
Todavía no hay reglas. También se crean desde los movimientos del banco: marca uno y pulsa «Crear una regla».